Reinventez votre gestion documentaire
Avec la gestion électronique des documents
GED
La gestion électronique des documents
Une solution de gestion électronique des documents (GED) s'adresse à toutes les organisations privées et publiques qui souhaitent éliminer les contraintes liées à la prolifération du papier et générer des gains de productivité tout en respectant les contraintes légales et normatives. Elle permet de dématérialiser le papier et les documents de l'entreprise, les partager, les classer de façon organisée et y accéder en mobilité.
1- Gain de temps et de productivité :
Le temps perdu à rechercher une information, papier ou numérique sans la trouver est estimé à 7h30 par semaine selon l’Association Information et Management (AIM), soit une journée complète de travail par semaine Une solution GED permet de réunir tous les documents de l’entreprise sur une seule plateforme et les rend accessible en quelques secondes, même en dehors de l’entreprise, et avec la dernière mise à jour.
2- Collaboration et partage d’information :
L’un des points communs au sein de beaucoup d’entreprises est la multiplication des copies et versions de documents dans leurs différents services. Avec une GED, plusieurs collaborateurs peuvent travailler en simultané sur les mêmes documents, et les échanges entre eux sont facilités, avec des gains de temps de l'ordre de 5 à 10 % du temps de travail sur une semaine complète d’après une étude du cabinet Forrester. De plus, l’utilisation d’une GED réduit la dispersion de l’information et le fonctionnement en silos qui reste une problématique persistante chez beaucoup d’organisations.3- Sécurité et confidentialité :
Le document papier est l’un des facteurs de risques des fuites d’informations au sein des entreprises. Avec une solution GED, la consultation et modification ou toute action sur les documents numériques sont limitées par des droits d’accès. Sans oublier la possibilité d’une protection par mot de passe ou par chiffrement. De plus, des documents numérisé et sécurisé dans une solution GED limiteront les conséquences en cas d’incident tel qu’un incendie ou une inondation.
Fonctionnalités
