L’entreprise Algerian Qatari Steel (AQS) a choisi la solution ECM commercialisée par SG Software pour moderniser et optimiser la gestion de ses documents techniques, en particulier ceux liés à la construction de son usine. Voici une analyse des enjeux, du choix de la solution ECM, des bénéfices obtenus et des perspectives futures :
Contexte et Enjeux
- Secteur d’activité :
- AQS opère dans l’industrie sidérurgique, spécialisée dans la production de fil machine et de rond à béton.
- Ses clients sont principalement des entreprises de BTP, mais elle travaille aussi avec des particuliers.
- Défis :
- Gestion quotidienne d’un volume important de documents techniques (plans de construction, etc.).
- Besoin de traçabilité, de sécurisation et de confidentialité des données.
- Volonté de moderniser les processus pour gagner en efficacité et réduire la dépendance au papier.
- Objectifs :
- Simplifier et accélérer la gestion documentaire.
- Déployer une solution de GED (Gestion Électronique des Documents) à l’échelle de l’entreprise.
- Atteindre le zéro document papier.
Le Choix de la Solution ECM de SG Software
- Raisons du choix :
- Expertise reconnue : SG Software est un acteur majeur dans le domaine de la gestion électronique des documents, avec une solution adaptée aux besoins industriels.
- Couvrir tous les besoins : La solution ECM répond aux exigences des équipes de production et de gestion.
- Simplicité et rapidité : La solution permet une organisation en arborescence et un traitement automatisé des documents.
- Utilisateurs :
- Principalement des planificateurs, ingénieurs de suivi, contrôleurs documentaires et leurs responsables (environ 50 salariés).
- La solution permet de traiter plus de 100 documents par jour.
Bénéfices Obtenus
- Efficacité accrue :
- Rapidité de traitement : Les documents sont automatiquement accessibles et traités plus rapidement.
- Organisation simplifiée : L’arborescence des archives facilite la recherche et la gestion des documents.
- Sécurité et traçabilité :
- Traçabilité des données : La solution ECM assure un suivi précis des documents.
- Confidentialité : Les données sont sécurisées, répondant aux exigences de l’entreprise.
- Satisfaction des utilisateurs :
- Les utilisateurs, notamment les ingénieurs et administrateurs, ont trouvé la solution intuitive et adaptée à leurs besoins.
Perspectives Futures
- Déploiement à grande échelle :
- AQS prévoit d’étendre l’utilisation de la solution ECM à  l’ensemble de ses départements.
- L’objectif est de centraliser et de digitaliser tous les processus documentaires.
- Zéro document papier :
- À terme, AQS vise à éliminer complètement l’utilisation de documents papier, ce qui permettra de :
- Réduire les coûts liés à l’impression et au stockage.
- Améliorer l’efficacité opérationnelle.
- Renforcer la sécurité et la conformité.
- À terme, AQS vise à éliminer complètement l’utilisation de documents papier, ce qui permettra de :
Recommandations pour AQS
- Formation continue :
- Assurer une formation régulière des employés pour maximiser l’utilisation des fonctionnalités de la solution ECM.
- Sensibiliser les Ă©quipes aux bonnes pratiques de gestion Ă©lectronique des documents.
- Intégration avec d’autres systèmes :
- Explorer les possibilités d’intégration de la solution ECM avec d’autres outils informatiques utilisés par AQS (ERP, CRM, etc.).
- Automatiser davantage les flux de travail pour gagner en productivité.
- Suivi et optimisation :
- Mettre en place des indicateurs de performance pour mesurer l’efficacité de la solution.
- Recueillir régulièrement les retours des utilisateurs pour identifier les axes d’amélioration.
- Évolution technologique :
- Rester à l’affût des nouvelles fonctionnalités de la solution ECM et des innovations en matière de GED.
- Adopter des technologies complémentaires (IA, reconnaissance de documents, etc.) pour renforcer l’efficacité.
Conclusion
Le choix de la solution ECM de SG Software par AQS représente une étape clé dans la modernisation de ses processus de gestion documentaire. Les bénéfices en termes d’efficacité, de sécurité et de satisfaction des utilisateurs sont déjà visibles, et le déploiement à grande échelle promet de renforcer davantage la compétitivité de l’entreprise. En poursuivant cette transformation numérique, AQS est bien positionnée pour atteindre son objectif de zéro document papier et devenir un leader dans son secteur.