Toutes tailles confondues (TPE - PME-GE), des documents entrants et sortants constituent le quotidien de toute entreprise. Factures, bon de commande, fiches des employées, contrats et autres sont leurs base documentaire et la plupart des entreprises actuellement ont un fonctionnement mixte entre documents papier et numériques.
Vu le volume documentaire important et en constante évolution, de nombre collaborateurs consacre beaucoup de temps à retrouver des documents, L’AIM (Association Information et Management) estime que chaque semaine un employé perd en moyenne 7h30 à chercher des informations, soit toute une journée de travail consacré à une tache sans valeur ajoutée.
De plus 28% des entreprises avouent qu’ils ont besoin de plus d’un mois pour fournir des documents dans le cadre d’un audit ou d’une procédure judiciaire.
Pourtant des solutions de dématérialisation et de gestion des bases documentaires, permis lesquels le système d’archivage électronique (SAE) et la gestion électronique de document (GED) existent.
Nous allons comparer ces 02 types de solutions souvent confondues.
Cycle de vie d’un document :
Une manière simple de comprendre la différence entre une GED et un SAE consiste à observer le cycle de vie d’un document sur le schéma ci-dessous.
La GED traite les documents de leur création (ou réception dans le cas d’un document externe) à leur destruction (selon la réglementation en vigueur), et répond à un besoin de partage, d’accessibilité et de sécurité.
Le SAE traite les documents finaux prêt à l’utilisation jusqu’à leur destruction.
Usage et fonctionnalités :
La GED permet de créer, numériser, modifier, diffuser, stocker et/ou supprimer les documents
Le SAE permet de consulter et détruire les documents en fin de vie.
Dans le tableau ci-dessous, nous allons comparer quelques fonctionnalités entre les 02 solutions :
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Gestion Electronique de Documents (GED) |
Système d’Archivage Electronique (SAE) |
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Gérer les différentes versions d’un document, le modifier ou le supprimer |
Oui |
Non |
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Retrouver facilement et rapidement l’information |
Oui |
Non |
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Notifications de rappel d’échéance |
Oui |
Non |
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Plusieurs collaborateurs peuvent travailler sur le même document |
Oui |
Non |
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Accès sécurisé aux documents |
Oui |
Oui |
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Gestion quotidienne des documents |
Oui |
Non (gestion du passif) |
Ainsi, un document dans une solution GED peut être qualifié de vivant, il peut être géré ou traiter durant les différentes étapes de son cycle de vie.
Alors que dans un système d’archivage électronique, on peut le qualifier de document froid car il ne peut être que consulté.
Conclusion:
Maintenant que vous comprenez les différences entre la GED et le système d'archivage électronique, il est temps de choisir la solution qui correspond le mieux à vos besoins. Si vous recherchez une approche globale pour gérer l'ensemble de vos documents, de la capture à la collaboration, la GED est la solution idéale. Avec ses fonctionnalités avancées de classification, d'indexation et de recherche, vous bénéficierez d'une gestion documentaire efficace, d'un accès instantané aux informations et d'une collaboration fluide au sein de votre entreprise. Quelle que soit votre décision, SG Software, fort de ses 23 années d'expertise, est prêt à vous accompagner dans la mise en place de la solution qui optimisera votre gestion documentaire. Contactez-nous dès aujourd'hui pour en savoir plus et commencer votre transformation numérique.
