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La GED est la réponse aux problèmes de gestion, de stockage, de recherche, de consultation, de traitement et de circulation de fichiers ou de documents réunis sous forme de dossiers ou non.
C'est l'ensemble de techniques qui permettent d'accéder rapidement et le plus économiquement à la masse d'informations et de documents générés ou reçus par des organismes, qu'il s'agisse d'entreprises ou d'administrations.
La GED trouve son utilité partout, dans tous les contextes et à tous les niveaux. Elle le démontre là où les documents abondent, la documentation technique, les dossiers d'assurance, de prêt ou du personnel, les processus industriels…etc
C'est elle qui permet d'accéder sélectivement à des documents en quelques secondes, à partir d'un micro-ordinateur connecté à un serveur via un réseau local, alors que la gestion manuelle des dossiers aurait nécessité plusieurs minutes, voire plusieurs heures, pour localiser ou regrouper le dossier.
Grâce à la GED, le document n'est plus isolé: il devient un élément vivant du système d'information des entreprises.
Par document, il faut entendre non seulement la feuille papier que l'on numérise dans un scanner, mais aussi les fichiers issus d'applications diverses: bureautique, administratives industrielles ou de production, que ce soit un fichier vidéo, son…
On est capable de récupérer plus de 250 formats numériques.

La GED, c'est aussi le partage entre groupe de travail de documents sous forme d'images numériques, afin de restreindre la circulation de l'original.
L'objectif de la GED est de faciliter et de sécuriser, l'accès et la consultation de documents afin de les diffuser et ou les imprimer.

Les principales caractéristiques d'un système de GED sont de :

- fédérer les moyens et méthodes qui permettent de classer et de réutiliser intelligemment ces informations.
Le couplage aux bases de données ou aux programmes intégrés de gestion existants dans les entreprises donne au système GED la maîtrise de l'ensemble des données qui forment le tissu de l'entreprise.
- Tracer et contrôler qui a accès à quoi, grâce à un système de protection pour sécuriser les informations.
- sécuriser l'accès aux données et documents de l'entreprise.
- s'insèrer dans la majeure partie des systèmes informatiques modernes et des administrations, tirant avantageusement parti des environnements Client/Serveur.
Elle s'insère sans imposer un bouleversement complet des modes de fonctionnement, sans remettre en cause l'existant, mais en l'enrichissant de nouvelles fonctionnalités.
La GED, vient se greffer à une structure informatique existante, aux côtés et en complément d'applicatifs.